Перевозка бумажного архива

Даже в небольшой компании со временем накапливается множество бумажных документов. Перенос информации на электронные носители проблему полностью не решает, ведь многие данные необходимо хранить на бумаге. Если возникает необходимость переезда в другой офис, основное внимание следует уделять подготовке и погрузке документов. В противном случае, на новом месте работы фирма может столкнуться с большими трудностями.

Дельные советы по переезду

Руководству компании следует позаботиться о сохранности базы данных, учредительных документов и лицензий. Все разрешительные документы разумно продублировать у нотариуса. Перед осуществлением перевозки архива, поместите заверенные материалы на хранение в надежное место. Можно сложить дома у ответственного сотрудника. Но надежнее всего отнести пакет особо важных бумаг в банк на временное хранение. Кому-то предосторожность может показаться излишней, но практический опыт свидетельствует о безусловной пользе такого поступка. В принципе, этапы подготовки можно разбить на несколько частей. Перечислим их более подробно, раскрыв суть:

• Прежде всего, следует составить один важный документ, для использования персоналом фирмы. В нем отобразите список бумаг, подлежащих доставке к новому месту работы. Обязательно обозначьте категории, напишите заголовки, которые помогут сотрудникам заняться безошибочной сортировкой. В качестве примера можно привести такие названия, как «Клиентская база», «Налоговая отчетность» и т.д.
• После того, как бумаги собраны по тематике, начинается процедура упаковки. Вначале документацию размещают в папках, затем пакуют в пленку по несколько папок. Спешка не нужна, старайтесь вести сортировку строго по содержимому документов, учитывая специфику информации.
• Теперь пора переходить к более крупной упаковке. Классически материалом считаются картонные коробки. Именно в них укладываются обмотанные пленкой папки. Разумно использовать коробки, способные выдержать хотя бы 20 кг. Такой багаж по силам перенести любому мужчине.
• Подготовка к перевозке архивов крупных компаний часто требует большегрузного транспорта. При погрузке используется принцип паллетирования. Большое количество картонных коробок устанавливается на поддон и затем несколько раз обматывается упаковочной пленкой.

Полная систематизация

При подготовительных процедурах не забывайте систематизировать пачки, получившиеся в результате упаковки в пленку нескольких папок. Можете маркером оставлять на них пометки, подписи. Коробки с бумагами тоже лучше подписывать, подробно указывая их содержимое. Такая методика позволит избежать потерь и путаницы при погрузке-выгрузке. Составьте перечень всех коробок и отмечайте каждую из них при погрузке на транспорт.

Не забудьте тщательно упаковать, заклеить коробки. Это нужно сделать, чтобы в дороге, при переноске коробки не раскрылись. Не экономьте на клейкой ленте, приобретайте дорогие качественные экземпляры. Заклеивать упаковку следует в теплом помещении при плюсовой температуре.

Теперь перейдем к выбору автотранспорта. Небольшие, средние фирмы перевозят архивы обычной «Газелью». Более солидным фирмам может потребоваться несколько рейсов «Газели» для доставки всех деловых бумаг. Не рекомендуем выполнять доставку несколькими рейсами. Неизбежно возрастает риск потерь. Даже если потребуется легкому грузовику осуществить вывоз 2-3 раза, стоит заказать технику, которая способна сразу осуществить доставку. Гораздо спокойнее и надежнее загрузить всю документацию в одну машину.

Как избежать ошибок при переезде

Сразу вспомнить все просчеты достаточно сложно. Коснемся самых частых, наиболее грубых ошибок, допускаемых при транспортировке. Прежде всего, это попытки доставить шкафы и столы вместе с документами, не вынимая их, не упаковывая. Таким образом, появляется сразу несколько проблем:

• мебель становится значительно тяжелее, ее сложнее грузить;
• возрастает риск повреждения предметов интерьера;
• больше шансов утери важных для предприятия бумаг;
• полностью нарушается системный подход, придется тратить недели на поиск архивных данных.

Финальный этап перевозки

После того, как завершается перевозка архива, следует заняться систематизацией материалов. Не нужно моментально распаковывать коробки, вначале займитесь их подсчетом. Помните о бумаге, которую составили на подготовительном этапе? Теперь она пригодится. Сверьте по ней количество и наименование картонных коробок. После того, как убедитесь в наличии всех экземпляров, можно приступать к распаковке. Важный момент — разбирать папки поручайте профильным специалисты, которые хорошо знают эту документацию.

Вопросы страхования

Конечно же, каждая солидная фирма предусматривает возможность оформления страховки на грузы, с которыми работает. В данном случае ситуация несколько более сложная. Конечно же, есть смысл застраховать архив при перевозке, такой поступок не будет лишним. Но вряд ли вас обрадует значительная компенсация при утере важных данных. Если информация очень важна для бизнеса, и она пропала, потери будут несоизмеримо больше, чем сумма, выплаченная страховой компанией.

В данном случае можно подстраховаться другим образом, не экономя на процедуре доставке. Обратитесь к профильным специалистам. Вполне можно задуматься о найме вооруженной охраны для сопровождения транспорта. Что касается выбора машины, для доставки особо важных материалов воспользуйтесь бронированной техникой. Существуют транспортные компании, выполняющие доставку материальных ценностей. Им нередко доводиться сталкиваться с заявками, поступающими от крупных концернов на перевозку архива. Рекомендуем одному из руководителей лично принять участие в рейсе, держа при себе в папке самые важные, конфиденциальные материалы. Учредитель может ехать в легковой машине, сопровождаемый охраной.

Не все предприятия желают, чтобы конкурирующие структуры знали об их перемещениях в режиме реального времени. Этот момент стоит заранее оговорить с перевозчиком. В таком случае, он предупредит свой персонал о пожеланиях заказчика. Естественно, в своих рекламных буклетах транспортная компания не будет указывать название вашей фирмы в качестве клиента. Есть много дополнительных аспектов, которые стоит проговаривать перед заключением сделки. Опытный перевозчик всегда сам предложит лучшее решение проблемы.